Personvernerklæring

Alta kommune samler inn og behandler personopplysninger som vi trenger for å utføre våre lovpålagte oppgaver og andre tjenester. I tillegg samler vi inn det vi trenger for å kunne saksbehandle henvendelser vi får fra deg.

Når vi «behandler personopplysninger», betyr det for eksempel at vi

• innhenter opplysningene
• registrerer dem
• setter dem sammen
• lagrer dem
• sletter dem
• eller utleverer dem

Hvis Alta kommune ønsker å behandle personopplysninger som ikke er nødvendige for å utføre våre lovpålagte oppgaver, vil du bli informert om at det er frivillig å gi fra deg opplysningene. Du vil også få vite hva som er formålet med behandlingen av personopplysningene.

Når vi behandler personopplysninger, skjer det innenfor rammene av de lover og forskrifter som regulerer våre oppgaver og plikter.

Sentrale lover og forskrifter som regulerer kommunens behandling av personopplysninger:

• Europeisk personvernforordning (GDPR)
• Ny personopplysningslov (2018)
• Offentleglova med forskrifter
• Forvaltningsloven
• Arkivloven
• Opplæringsloven
• Helseregisterloven

Andre aktuelle lover som gir adgang for kommunen å behandle personopplysninger for å oppfylle kommunens lovpålagte oppgaver:

• Kommuneloven
• Arbeidsmiljøloven
• Barnevernloven
• Sosialhelsetjenesteloven
• Helse- og omsorgstjenesteloven
• Helsepersonelloven
• Helseregisterloven
• Folketrygdloven
• NAV-loven
• Regnskapsloven
• E-kom loven

Alta kommune samler inn opplysningene du oppgir til oss ved personlig oppmøte, telefon, e-post, brev eler når du bruker ulike elektroniske søknadsskjemaer.

I tillegg henter vi inn personopplysninger om deg fra andre offentlige etater, som for eksempel Folkeregisteret, Kontakt- og reservasjonsregisteret, Arbeids- og velferdsdirektoratet (NAV), Utlendingsdirektoratet (UDI), Skatteetaten, Brønnøysundregistrene og Statsforvalteren.

Vi kan også hente inn opplysninger fra offentlig tilgjengelige kilder, slik som nettsider og sosiale medier.

Du har alltid rett til å få vite hvor fra vi henter opplysninger om deg fra. Det er det enkelte tjenesteområdet som skal opplyse deg om dette.

De vanligste personopplysningene Alta kommune behandler er:

• Kontaktopplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse.
• Opplysninger som er nødvendig for å identifisere deg, som fødselsnummer, d-nummer, kjønn, statsborgerskap.
• Opplysninger om dine relasjoner til andre, som navn på ektefelle, samboer, barn, sivilstatus.
• Helseopplysninger, som diagnose, medisiner du bruker og lignende.
• Opplysninger knyttet til de tjenestene du som innbygger bruker, som barnehage, skole, byggesak, renovasjon og lignende.
• Opplysninger som trengs i forbindelse med det å være ansatt i Alta kommune, som grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune, fagforeningstilhørighet og lignende.

Les mer om hva som regnes som personopplysninger på datatilsynets sider

Dine personopplysninger vil i hovedsak behandles i kommunens fagsystemer og registre.

Vi beskytter opplysningene i registrene på ulike måter, for eksempel gjennom brannmurer og ved å kontrollere hvem som har tilgang til bygningene våre. Vi sikrer at kun de som har et tjenstlig formål får tilgang til dine opplysninger, og vi kontrollerer de ansattes behandling av personopplysninger i datasystemene.

I noen tilfeller vil dine personopplysninger bli overført til eksterne mottakere. Dette gjøres når vi er forpliktet til det. Det kan for eksempel være NAV, sykehus, domstolene, Utdanningsdirektoratet (i forbindelse med eksamen eller nasjonale prøver) med flere. Alle overføringer blir gjennomført i henhold til hjemmelsgrunnlag som kommunen har. I noen tilfeller gir lov og forskrift hjemmel til å overføre opplysninger til eksterne mottakere uten at de registrerte blir informert dette. Eksempelvis kan dette være melding til barnevernet.

Når dine personopplysninger behandles i fagsystem som ligger hos ekstern leverandør, har kommunen databehandleravtale med leverandøren for å regulere sikkerheten rundt behandlingen, og sikre at personvernet blir ivaretatt i tråd med lov og forskrift.

Vi arbeider alltid for at din personlige informasjon hovedsakelig skal håndteres innenfor EU/EØS. Skulle noe annet være tilfelle reguleres dette i databehandleravtalen.

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for.

Det betyr for eksempel at vi sletter personopplysninger om deg, som vi har fordi du har gitt ditt samtykke, hvis du trekker samtykket ditt. Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en lovpålagt plikt lagres så lenge lovhjemmelen krever det, for eksempel etter bestemmelser i arkivloven.

Behandlingsansvarlig er den som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysningene. Det er Alta kommune, ved rådmannen, som er behandlingsansvarlig.

Du har rett til å ha kontroll over egne personopplysninger. Hver gang Alta kommune behandler personopplysninger om deg, har du blant annet rett til å få vite hvilke opplysninger som behandles, hva de brukes til, og når de eventuelt blir slettet. Kommunen har ikke anledning til å bruke disse opplysningene til annet enn det som følger av formålet med behandlingen, og kan heller ikke dele opplysningene med andre, uten at du er informert.

Dersom du lurer på hvilke opplysninger om deg kommunen behandler, kan du be om innsyn. Kommunen er forpliktet til å behandle din forespørsel innen 30 arbeidsdager. På Datatilsynets nettsider kan du lese mer inngående om dine rettigheter.

Les mer om dine rettigheter her

Personvernombudet skal informere og gi råd når kommunen behandler personopplysninger. Ombudet skal kontrollere at kommunens behandling av personopplysninger er i tråd med gjeldende regelverk, samt at kommunens egne interne retningslinjer for personvern følges.

Personvernombudet er kontaktperson dersom du har spørsmål om hvordan kommunen behandler dine personopplysninger eller om du ønsker å vite hvordan du skal gå frem for å utøve dine rettigheter.

Les mer om ombudets oppgaver her